Cómo ahorrar hasta un 90% en licencias de Power BI
La clave no es limitar el número de licencias, sino cambiar el modelo de uso de datos. Centralizar la capacidad de consultar los informes y cuadros de mando en un portal de Business Intelligence permite reducir hasta un 90% el coste sin perder acceso a los datos.
La mayoría de las empresas están pagando de más en licencias de Microsoft Power BI sin darse cuenta. Si tu empresa está creciendo, hay algo claro: el coste de Power BI crecerá con ella. A medida que más empleados necesitan acceder a información interna, también lo hace el coste.
¿De qué hablamos en este post?
Escalar con Power BI de forma eficiente a medida que tu empresa crece
Microsoft Power BI es una de las herramientas más potentes para visualizar y conectar datos en las empresas.
El reto que se presenta cuando una organización está en crecimiento o cuenta con un numeroso equipo de trabajo es cómo utilizar Power BI sin que el coste escale demasiado.
Crecimiento del coste
Cada empleado necesita su propia licencia al usar Power BI. Y si un usuario necesita publicar, compartir o colaborar en informes debe tener su propia licencia de pago según la guía de licencias Power BI.
Esto genera un efecto directo: más usuarios = más gasto.
Complejidad operativa
A mayor número de usuarios más complejo se vuelve gestionar accesos, permisos y roles.
Esto puede requerir más tiempo, coordinación y, en algunos casos, las empresas buscan el apoyo técnico de consultores externos para mantener el sistema funcionando correctamente.
El resultado: un entorno potente, pero que necesita una estrategia adecuada para escalar de forma eficiente.
Enfoques habituales para optimizar costes y sus limitaciones
Algunas empresas buscan optimizar costes en Power BI sin cambiar el modelo de acceso a los datos. Entre las estrategias comunes encontramos:
1. Reducir el número de licencias de pago
- Estrategia: se limita el acceso a las licencias de pago a unos pocos usuarios que crean cuadros de mando, dejando que el resto solo visualice informes.
- Problema: Esto ralentiza el flujo de trabajo ya que cada cambio en la información debe comunicarse y ser actualizado manualmente en el sistema por un empleado con acceso a la licencia de pago.
2. Compartir licencias o distribuir informes manualmente
- Estrategia: usar cuentas compartidas o publicar informes de forma manual para reducir licencias.
- Problema: puede generar riesgos de seguridad, pérdida de control y posibles incumplimientos de la licencia.
En ambos casos, el enfoque es similar: se intenta ajustar el sistema actual en lugar de replantear cómo se accede a los datos dentro de la organización.
3. Centralizar el acceso a los datos
- Estrategia: redefinir el acceso a la información.
Centralizar el acceso a los cuadros de mando en un portal de Business Intelligence permite:
- Dar acceso a toda la organización sin multiplicar licencias.
- Simplificar la gestión de permisos.
- Facilitar la distribución de la información.
En este contexto es donde entran soluciones diseñadas específicamente para este enfoque, como BIP de Professional Cloud.
BIP: la solución para tener centralizado el acceso y el control total de Power BI
BIP es un portal de Business Intelligence que permite a las empresas escalar el uso de Microsoft Power BI de forma eficiente, sin que el coste crezca con cada usuario.
Con dos licencias de Office365 BIP permite:
- Dar acceso a todos los usuarios mediante una única licencia de pago de Power BI Premium y una licencia que incluya SharePoint, lo que puede suponer un ahorro de hasta el 90% en costes mensuales.
- Reducir hasta un 80% el tiempo de distribución de informes, mejorando la eficiencia operativa.
- Conseguir la autonomía de la empresa para publicar y distribuir informes.
- El coste mensual de mantenimiento por usar BIP para una empresa de 100 empleados suele situarse en 310€ mensuales, dependiendo de funcionalidades y uso.
Gestión avanzada de permisos
BIP centraliza la distribución de tus cuadros de mando y controla quién ve, consulta o modifica cada dato con total precisión.
Además, incluye funcionalidades como:
- Métricas de uso (número de consultas de cada informe).
- Permitir consultas desde cualquier dispositivo móvil.
- Personalización del portal con cualquier identidad corporativa.
- Actualizaciones importantes de nuestra herramienta dos veces por año.
Y lo más importante: BIP puede llegar a rentabilizarse desde el primer mes, en función de los costes y del escenario de cada organización.
Rápida implantación
La implantación normalmente necesita 1 o 2 semanas, en la que se incluye formación a los usuarios administradores en el manejo de la herramienta.
¿Cuánto cuesta BIP?
Para entender el coste real de BIP, veamos un ejemplo con estimaciones orientativas:
Una empresa de 100 empleados puede llegar a pagar hasta 1.376 € al mes en licencias de Power BI Pro. Sin embargo, utilizando BIP, el coste en licencias puede reducirse hasta aproximadamente 13,76 € al mes.
Si a eso le sumamos el coste mensual del soporte técnico del portal, el total mensual de BIP sería de unos 310 € mensuales.
En una empresa con 100 empleados, la inversión inicial es de aproximadamente 2.800 €; este monto incluye:
- Implantación completa del portal;
- Configuración inicial del entorno;
- Formación a los usuarios administradores.
Este proceso suele completarse en 1–2 semanas.
Comparativa de costes: Power BI vs BIP vs otras alternativas
A continuación, presentamos una tabla comparativa detallando el coste de solo usar Power BI Pro, o el combinarlo con Fabric frente al ahorro en costes que se genera implementando BIP. Continuamos con el ejemplo de una empresa con 100 empleados como referencia.
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Casos de éxito de BIP: cómo las empresas mejoran costes y eficiencia
Cómo Dental Company aumentó un 90% el uso de sus informes
Contexto
Dental Company buscaba una imagen corporativa clara y coherente para su portal de cuadros de mando.
Objetivo
Querían una solución que les permitiera facilitar un acceso sencillo a los informes e integrar su imagen corporativa a su portal de distribución de cuadros de mando.
Implementación
La instalación se completó en solo 4 días. El sistema comenzó a utilizarse de forma inmediata por toda la organización.
Resultados
Tras dos años de uso estos son los resultados:
- 90% más de visitas a los diferentes cuadros de mando.
- Han ampliado en un 50% los usuarios activos accediendo a informes.
Testimonio
«En todos mis años de experiencia en implantaciones de diferentes softwares, esta ha sido probablemente la implementación más rápida y limpia que hemos realizado.»
— David del Río, responsable de TI.
Cierre
Cuando el acceso a los datos es simple, visual y alineado con la empresa, el uso crece de forma natural.
Y eso es lo que realmente marca la diferencia en cualquier estrategia de Business Intelligence.
Cómo Multiópticas redujo un 80% el coste en licencias de BI
Contexto
Multiópticas buscaba un centro de informes para poder compartir información entre sus múltiples tiendas, sin que esto supusiera un coste extra en licencias de Microsoft Power BI.
El reto era escalar el acceso a los datos sin aumentar los costes.
Objetivo
Querían una solución que les permitiera:
- Compartir información con todas las tiendas.
- Evitar el aumento de costes en licencias.
Implementación
BIP se instaló en una semana, permitiendo a todas las tiendas acceder a la información de forma controlada y segura desde el primer momento.
Resultados
- 80% de ahorro en costes de licencias.
- Acceso más intuitivo a todas las métricas.
Además de esto, la solución fue tan práctica que incluso utilizaron el portal como imagen y centro de todas sus métricas.
Testimonio
Los equipos de tienda adoptaron la herramienta rápidamente, con un feedback muy positivo.
Cierre
Cuando el acceso a los datos es simple y escalable se facilita el uso a los empleados y el coste deja de ser un problema.
Este caso demuestra que es posible usar un portal de Business Intelligence que sea adoptado por los integrantes de la compañía de manera rápida y con grande aceptación.
Cómo Láserum redujo de semanas a minutos la distribución de informes
Contexto
Láserum tenía dos grandes problemas al publicar informes:
- Tardaban muchísimo tiempo.
- Necesitaban de un tercero especialista para poder compartir los informes ya realizados.
Objetivo
Querían una solución que les permitiera:
- Publicar informes de forma rápida.
- Eliminar la dependencia de terceros.
Implementación
BIP se instaló en una semana.
Resultados
- Pasaron de tardar semanas a distribuir en 10 minutos los informes.
- 99% de ahorro en costes de servicios de terceros externos.
- Autonomía total en la gestión de cuadros de mando con BIP.
Cierre
Cuando eliminas la dependencia técnica y potencias la rapidez para utilizar las herramientas de BI, este deja de ser un cuello de botella y se convierte en un elemento ágil y estratégico para las empresas.
Conclusión
De acuerdo con una investigación de Gartner, en 2022 España fue el tercer país del mundo en registrar el mayor número de empresas invirtiendo significativamente en herramientas de BI y soluciones analíticas. El dato es claro: el uso de datos no deja de crecer.
La clave para maximizar el valor de Power BI y optimizar costes está en un modelo de acceso a los datos bien diseñado.
Las empresas que adoptan modelos más eficientes, como BIP, no solo reducen costes. También mejoran la distribución de información y eliminan fricciones innecesarias.
Si el uso de datos está creciendo en tu organización, implementar un software especializado para acceder a ellos puede ser una de las decisiones con mayor impacto en rentabilidad y rapidez.
FAQs
¿Cuál es la mejor forma de ahorrar en Power BI?
La más efectiva es utilizar un portal de visualización de datos de Business Intelligence que elimine la necesidad de tener una licencia por usuario.
¿Cuánto se puede ahorrar realmente?
Hasta un 90%, dependiendo del número de usuarios.
¿Se pierde funcionalidad al reducir licencias?
No, se mantienen capacidades como análisis avanzado y datos en tiempo real.
¿Es difícil implementar esta solución?
No, puede estar operativa en una o dos semanas.
¿Qué empresas deberían plantearlo?
Aquellas con muchos empleados que deben leer informes o que tienen grandes flujos de datos y quieren simplificar la compleja gestión de los permisos.
