Con la gran variedad de software de gestión empresarial que podemos encontrar en Internet, es necesario establecer ciertos criterios que nos ayuden a elegir el correcto. Ya hemos hablado en alguna ocasión de las principales características que debe tener un software. Pero la mayoría de factores que se tienen en cuenta suelen ir en torno a la funcionalidad de la aplicación. Sin embargo, a veces nos olvidamos de parámetros básicos de cualquier software, independientemente de la funcionalidad. Nos referimos a la USABILIDAD.

Cuando hablamos de usabilidad, nos referimos a la facilidad con la que se puede utilizar una herramienta. Por ejemplo, la usabilidad de una web es la facilidad que tienen los usuarios para navegar por un sitio web y realizar la acción que persiguen. Exactamente lo mismo debe perseguir un software que quiera llamarse usable: facilidad en el uso y en la realización de las tareas.

Concepto de usabilidad aplicado al ERP

La usabilidad en el ERP se refiere entonces a la facilidad con la que los usuarios pueden utilizar el software ERP. Esta característica no entra en juego solo en el uso, sino también en la implantación del software. Un ERP usable tiene una curva de aprendizaje más corta. Por lo que las personas que van a trabajar con él aprenderán a hacerlo en menor tiempo.

Pero vamos a profundizar un poco más en los principios de usabilidad que debe reunir el ERP. Para ello nos vamos a apoyar en los diez principios definidos por el considerado padre de la usabilidad web: Jakob Nielsen.

Business Central: ERP con una interfaz 100% usable

Business Central, el software de gestión empresarial de Microsoft, es uno de los mejor valorados en el mercado gracias a sus múltiples funcionalidades. Business Central destaca por ser adaptable e intuitivo; lo que da ya pistas del alto grado de usabilidad de la nueva generación de NAV.

Pero vamos con ese análisis del decálogo de Nielsen para analizar a fondo ese grado de usabilidad.

Visibilidad del estado del sistema

La primera condición que debe cumplir una herramienta usable es la visibilidad del estado del sistema. Esto quiere decir que el usuario debe saber en todo momento qué esta pasando en el ERP.

Business Central incorpora señales que indican al usuario dónde está o qué está ocurriendo. Por ejemplo, marca con una línea y en otro color el apartado del menú en el que se encuentra en ese momento.

Adecuación del sistema al mundo real

El segundo principio de la usabilidad de Nielsen hace referencia al lenguaje que se utiliza en la herramienta. Este debe ser entendible por los usuarios. Pero no solo en cuanto al idioma y la expresión, sino también en la iconografía, esquemas, botones, etc.

Business Central utiliza un lenguaje totalmente entendible y hace uso de iconos para diferenciar las áreas del software. Esto hace que aumente la usabilidad en el ERP.

Control y libertad del usuario

Una plataforma usable debe permitir al usuario dar marcha atrás en sus acciones para corregir y evitar errores. Además, incorpora la opción de editar ciertos campos tras haberlos creados; por ejemplo, los perfiles de los empleados. Esta capacidad evita arrastras fallos.

Consistencia y estándares

Un punto muy importante en la usabilidad en el ERP es la consistencia y estándares. Es decir, la plataforma debe seguir una misma línea en cuanto a patrones, iconos, colores… Pero también debe hacerlo de una forma lo más parecida posible a los estándares generales. Por ejemplo, el icono del lápiz todo el mundo lo asocia a ‘Editar’ o el del teléfono a ‘Llamar’. Si el software sigue los estándares estará facilitando las tareas a los usuarios.

Prevención de errores

Otra de las reglas básicas de la usabilidad es la prevención de errores. Business Central incorpora sugerencias, peticiones de confirmación, autocompletados, etc. para cumplir con este requisito imprescindible.

Reconocer antes que recordar

La capacidad del sistema para ayudarnos a reconocer es otro de los principios de la usabilidad web de Jakob Nielsen. El objetivo es que el usuario no tenga que memorizar nada y pueda trabajar de forma intuitiva.

Flexibilidad y eficiencia de uso

La flexibilidad no solo es importante para la usabilidad en el ERP, sino también para una mejor valoración general del software. En este sentido, Business Central es un software ERP totalmente personalizable y escalable. Lo que te permite crecer con la herramienta a medida que crece tu empresa.

Diseño estético y minimalista

El minimalismo en usabilidad web hace referencia a la ausencia de elementos innecesarios que puedan resultar disuasorios y dificulten las tareas. Business Central cumple con esta característica, mostrando solo la información necesaria en cada vista. De modo que toda la información que encontramos en las distintas pantallas resulta de utilidad.

Ayudar a los usuarios a reconocer, diagnosticar y corregir los errores

Cuando ocurre algún fallo en el sistema, Business Central muestra un mensaje en que el se entiende claramente cuál es el error. De esta manera, ayuda al usuario a reconocerlo y corregirlo sin dificultad. Una vez más, el software de Microsoft cumple con los principios de Nielsen de usabilidad.

Ayuda y documentación

Un último elemento que aumenta la usabilidad en el ERP son los contenidos de ayuda que pone a disposición de los usuarios.

Business Central ofrece amplia ayuda y documentación a los usuarios que lo utilizan para agilizar sus tareas. La asistencia técnica y el soporte debe estar garantizada por tu partner. Un aspecto que cuidamos especialmente en ProfesionalCloud como Silver Partner de Microsoft.