En el camino hacia la transformación digital que estamos viviendo es necesario que nos hagamos con una serie de herramientas que serán claves en este desarrollo. Una de las plataformas que más interés despierta por las numerosas ventajas que ofrece y por las diferentes funcionalidades que posee es Sharepoint. Esta herramienta integral agrupa diferentes características para que la colaboración empresarial en un mismo soporte sea lo más cómoda posible.
Se trata de una herramienta de Microsoft diseñada para la gestión documental. Esta pone al alcance de todos los usuarios la capacidad de crear, organizar y administrar los proyectos empresariales de forma eficiente y segura, lo cual supone un valor añadido para las empresas.
Principales funcionalidades de Sharepoint
Herramientas colaborativas
Una de las principales ventajas que podemos observar de SharePoint es que proporciona una plataforma de colaboración entre equipos eficiente y efectiva. En ella se pueden crear, compartir y almacenar documentos, tareas, calendarios o correos electrónicos.
Además, la herramienta ofrece la posibilidad de administrar de procesos, realizar búsquedas, así como almacenar y administrar tus documentos. De esta forma, todas sus herramientas podrán ser gestionadas de forma compartida en un entorno colaborativo de trabajo.
Como punto clave entran en juego las posibilidades que ofrece su software en cuanto a integraciones. Sharepoint permite integrar con otras plataformas de Microsoft como son Teams u Office.
Estos detalles son los que hacen este software tan completo, dando la posibilidad de compartir tanto con los usuarios integrantes de la propia empresa como usuarios externos.
Creación de portales
Todas las posibilidades de colaboración de Sharepoint se ven incrementadas gracias a la posibilidad de creación de diferentes portales. En ellos se crean sitios donde poder compartir información útil con otras personas. Además, puedes personalizar el contenido que se visualiza en cada portal, siempre salvaguardando la seguridad de los usuarios con los protocolos de privacidad y control de acceso.
Podrás compartir noticias, páginas, listas, bibliotecas de documentos e, incluso, aplicaciones en los distintos portales. Todo ello con un diseño responsive que se adapta todos los dispositivos, tanto móviles como su versión de escritorio.
Business Intelligence
Si bien tenemos claro que una de las mejores ventajas que ofrece Sharepoint como plataforma es la del trabajo colaborativo, uno de sus puntos fuertes es la integración de lo que conocemos como Business Intelligence en su software. Como parte de la suite de Office 365, Sharepoint es capaz de integrar herramientas como Power BI que ayude con tu análisis empresarial.
Sharepoint da la posibilidad de establecer una plataforma en la cual puedes crear y compartir informes, visualizaciones y análisis de datos, así como otros KPIs relevantes para tu empresa, todo ello a través de los llamados cuadros de mandos. Además, podrás integrarlos en una misma plataforma para su posible discusión entre los demás miembros de la organización.
Esto supone un paso en adelante hacia la gestión empresarial ya que hace que el análisis de los datos y la toma de decisiones se haga de forma más rápida y óptima.
Flujos de trabajo
Otra de las funcionalidades más relevantes cuando hablamos de Sharepoint, la encontramos en la integración de flujos de trabajo. Estos workflows dan la posibilidad de automatizar procesos de aprobación y revisión de documentos, permitiendo el control del ciclo de vida de un documento.
Además, la utilización de los workflows de Sharepoint, mejorarán la gestión documental de tu empresa. En este sentido, también se pueden crear e integrar procesos de negocios para la modernización de estos.
Con una interfaz sencilla e intuitiva, acceso en la nube a tiempo real y desde cualquier lugar, podrás contar con el entorno digital idóneo según tus necesidades. Sin duda, Sharepoint se establece como herramienta idónea para conseguir la transformación digital de tu empresa.
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