La correcta gestión y coordinación de una empresa en el entorno digital pasa por la implantación de un ERP. Sin embargo, son muchas las empresas que temen dar el paso por el largo proceso que acarrea. Para digitalizarse hay que renovar la estructura de la empresa en profundidad, y piensan que no tienen tiempo para ello.

Por suerte, existe una solución sencilla que lo hará todo mucho más fácil: la correcta elección de un partner tecnológico. Con una colaboración de este tipo, las empresas encontrarán más beneficios que problemas para empezar a trabajar con un software empresarial. En nuestro caso, somos Partner Silver de Microsoft, por lo que seguimos un protocolo de trabajo que asegura el éxito gracias a la tecnología de esta marca líder. Te lo contamos paso a paso, ya verás que no supondrá demasiados quebraderos de cabeza.

Definición de alcance del proyecto

Se trata de las primeras reuniones de acercamiento con el cliente. Analizamos su situación actual en procesos económicos/financieros y procesos de producción. En base a estas reuniones de fija un alcance tanto económico como de solución propuesta.

Planificación de la implantación

Durante la fase de definición de proyecto, se realizaron estimaciones del objetivo, ámbito, recursos, la programación temporal, los criterios de cierre y de éxito.

A la hora de la planificación, llega el momento de concretar todos estos puntos y se documentan. El resultado es una consultoría en profundidad en la que se define el alcance real y esperado por el cliente. Es fundamental definir el objetivo con claridad. Se puede tener un objetivo primario y otro secundario, cuya entrega puede ser condicionada a la evolución del proyecto.

En esta fase se definirán los recursos que participarán en el proyecto, tanto por parte del cliente como por parte del implantador, así como la planificación de los distintos entregables, fechas de migración de datos si los hubiera, formación de usuarios y puesta en producción del sistema.

Diseño tras la implementación

Esta es la primera fase del proyecto de implementación del ERP donde todo el equipo del proyecto comienza a trabajar. Los objetivos son diseñar los siguientes elementos:

• Procesos de negocio. Hay que definir roles, las tareas que van a realizar y en qué aplicación o módulo, qué entradas necesitan, qué salidas producen, cómo interactúan los roles entre sí y qué indicadores se utilizan. Es interesante también ir definiendo los beneficios en el nuevo proceso como tareas que se van a automatizar, mejora de productividad o integraciones automáticas.
• Arquitectura de aplicaciones y sus interconexiones. Cuáles son las aplicaciones que se van a seguir utilizando y cuáles se van a desmantelar. Cómo se van a conectar las aplicaciones entre sí. Qué tipo de interfaces se necesitan
• Modelos de datos y las migraciones necesarias. Qué campos son necesarios de cada registro, obligatorios u opcionales, cuál es la calidad de datos existente y qué labores de limpieza son necesarias y cómo se van a migrar estos datos.

Al final de esta fase del proyecto se debe tener una idea bastante precisa de todas las tareas que se tienen que hacer y su complejidad.

Desarrollo de ERP

El objetivo de la fase de desarrollo es realizar todos los diseños de la fase del proyecto precedente. A nivel técnico se trata de:

• Parametrizar el sistema ERP para adaptarlo a nuestra empresa.
• Adaptar los distintos flujos de trabajo. El sistema ERP vendrá con algunas opciones por defecto, normalmente bastante básica, que necesitarán ser configuradas para poderla adaptar al modelo de negocio del cliente.
• Desarrollar cualquier elemento acordado como interfaces, informes, adaptaciones de módulos, etc.
• Desarrollar los procesos de migración de datos

Durante esta fase del proyecto, el equipo comienza a familiarizarse con el nuevo sistema ERP y a entenderlo mejor.

Testeo del ERP tras la implantación

En la fase de testeo es cuando se comprueba si todo funciona como habíamos previsto. El buen testeo de un proyecto es una especialidad en sí misma, por lo que, si el proyecto tiene la envergadura suficiente, justifica la figura del jefe de testeo o, si incluye aspectos más generales, de calidad.

El testeo, en concepto, es tan sencillo como simular los procesos de la empresa. Para ello se ejecutan en el sistema de pruebas, se anotan los defectos para subsanarlos y volver a comprobarlos.

Para el testeo es muy valioso incorporar representantes de cada rol e insistir que se visualicen en su trabajo diario. Así se simulan también los procesos y se entiende si hay fallos en cómo se produce el flujo de información entre roles. De esta manera se fuerza a testear de una manera más significativa. Por ejemplo, al testear un informe es mucho más relevante buscar información en él y si se encuentra, decir que funciona bien, que simplemente ejecutarlo y decir que funciona bien si aparece una pantalla con resultados.

El testeo, al incorporarse gente nueva al proyecto, es también un excelente momento para comprobar si nuestros materiales de formación son adecuados.

Puesta en marcha

Como no podría ser de otra manera, la puesta en marcha es la fase del proyecto de implementación del ERP más intensa. Es la culminación del proyecto y engloba distintas tareas que se ejecutan concurrentemente y que pueden generar bastante estrés en la organización. Estas son:

• Migración de datos. Los datos se transfieren de un sistema al otro. Un proceso que debe tener una secuencia precisa, una validación rigurosa y una ejecución técnica impecable.
• Transición entre sistemas. Cuando los datos se han migrado, el sistema de origen debe cerrarse a nuevos cambios. Cuando hay varias aplicaciones hay que comunicar perfectamente estas sincronizaciones al negocio. Una vez validados los datos se pueden ir abriendo actividades dentro del nuevo ERP. Sin embargo, como el negocio no para, hay que definir mecanismos alternativos para poder servir a nuestros clientes durante esta transición.
• Formación. Todos los roles deben formarse en sus nuevas tareas en el sistema de pruebas. SI hay distintas sedes dentro de la empresa, hay que establecer el plan de formación con suficiente antelación.

Soporte tras la implementación del ERP

Una vez puesto en marcha el sistema, hay que tener al equipo de proyecto pendiente de cualquier problema que pueda ocurrir, tanto a nivel técnico como de comunicación o proceso. Normalmente a la empresa le cuesta arrancar con el nuevo ERP, así que es normal que la primera semana la actividad se resienta. Es importante apoyar y animar a utilizar el nuevo ERP y perderle miedo.